Endlich, das papierlose Büro

diverse-alte-elektrogeräte
Bewerte diesen Artikel

Das Papierlose Büro ist möglich, aber ist es sinnvoll?

Jeden Tag benötigen wir  Unmengen Papier. Wir lesen die Zeitung, schreiben Notizzettel, drucken oder kopieren für die Ablage, schreiben Briefe, lesen Werbezettel und nutzen Toilettenpapier. Ich zeige dir wie du deutlich weniger Papier benötigst, deine Daten digitalisierst und so Zeit, Geld und Nerven sparst.

Unser pro-Kopf-Verbrauch beträgt ca. 250 kg Papier/Jahr (das ist mehr, als in Afrika und Südamerika zusammen verbraucht wird!).

Für die Herstellung von 500 Blatt Papier werden 7,5 kg Holz und die gleiche Menge Energie wie zur Herstellung von 7,5 kg Stahl benötigt.

Hinzu kommt, dass Papier uns viel Geld kostet und die Entsorgung Platz im Büro weg nimmt.

Heute möchte ich euch meinen Weg zum fast papierlosen Büro vorstellen.

Direkt vorweg eine Enttäuschung. Das ganz papierlose Büro kann es, glaube ich, nicht geben. Gelegentlich muss ich Papier nutzen, weil es andere so vorgeben. Eine Abrechnung mit der Rendantur zum Beispiel muss auf einem dafür vorgesehenen Vordruck erfolgen.

Auch kann ich niemanden davon abhalten mir etwas in mein Postfach zu legen. Anders sieht es da schon mit der Post im Briefkasten aus.

 

Nun die gute Nachricht: Ich arbeite dennoch nahezu ohne Papier.  Vielleicht ist es besser vom papierbewussten statt vom papierlosen Büro zu sprechen. Wie das gehen kann, möchte ich dir gerne beschreiben.

Papieraufkommen reduzieren

Post reduzieren

Eine der größten Eingangstüren für Papier in unser Leben ist der Briefkasten.

Hier habe ich aber auch viel Möglichkeiten gegen zu steuern.

Zunächst einmal ist es wichtig die Werbung im Briefkasten mit einem Aufkleber ab zu bestellen. Wenn du unbedingt weiter Werbung lesen möchtest, kannst du das online machen. Es gibt sogar Apps die dir die Werbeflyer auf dein Handy schicken.

Zusätzlich solltest du allen Menschen, von denen du Post bekommst, die du nicht haben möchtest, dies mitteilen.

 

Aktion:

Sammle ab heute 1 Monat lang alles was in deinem Briefkasten ist auf einem Stapel.

Fotografiere das Ergebnis. Dieses Bild kann sehr heilsam sein. (Bitte schick uns das Bild an info@ christliches-Zeitmanagement.com)

Schaue dann den Stapel durch und überlege dir was du nicht mehr bekommen möchtest und für welche Post es alternative Zustellungsmethoden gibt. So kannst du zum Beispiel Freunde und Kollegen bitten, dir stattdessen lieber eine Mail zu schicken.

Zeitung digital lesen

Dazu kann ich gar nicht viel schreiben. Lies Zeitungen auf dem Handy oder dem Tablet. Du sparst nicht nur Papieraufkommen, sondern die Abos sind digital meistens auch noch etwas billiger. Außerdem hast du so die Zeitung immer bei dir, auch im Urlaub.

Notizzettel ersetzen

In meinem Büro gibt es Notizzettel nur für meine Tochter zum malen. Ich selber notiere alles digital. Notizen, Ideen und Pläne landen in Evernote. Aufgaben in Remember the Milk. Beide Programme habe ich auf all meinen Geräten. Sie helfen mir ja nur dann, wenn ich überall etwas notieren kann, wenn es mir gerade einfällt. Die Geräte synchronisieren sich dann miteinander und ich habe alles überall verfügbar.

Evernote bietet noch viel mehr Vorteile. Diese beschreibe ich gleich.

Weniger drucken

Wenn du selber weniger gedruckte Dokumente erhalten möchtest, solltest du auch andere damit verschonen. Schreib lieber eine E-Mail als einen Brief. Rufe an, statt etwas ins Fach des Kollegen zu werfen.

Und drucke keinesfalls Dokumente aus um sie auf zu heben! Das geht digital nicht nur platzsparender, sondern du findest Dokumente auch viel schneller wieder.

Kein Klopapier nutzen.

Laut Daniel Hautmann verbraucht jeder Deutsche jährlich 18 kg Toilettenpapier. Er sucht daher nach Alternativen. Es ist für mich keine ernstzunehmende Alternative kein Papier mehr im Bad zu nutzen, aber hier geht es ja auch um das papierlose Büro und nicht das Bad. Lesenswert ist der Artikel dennoch.

Der Weg zum papierlosen Büro

Evernote ist meiner Meinung nach das mächtigste Tool für eine digitale Verwaltung von Notizen, Ideen und Inspirationen.

In Evernote kannst du mehrere Notizbücher anlegen, in die du deine Notizen legen kannst. Ich empfehle dir dich auf sehr wenige Notizbücher zu beschränken. Ich gebe dir mal einen Einblick in mein Evernote.

Meine Notizbücher:

Der Eingangskorb: hier lande alle Notizen die ich nirgend wo anders angelegt habe automatisch. Monatlich schaue ich dieses Notizbuch Durch und verteile um.

Arbeit: Ist denke ich klar

Ideen: Ideen die ich für später einmal habe

IFTTT: Dieses Notizbuch wird automatisch von der App IFTTT gespeist. Hier landen zum Beispiel alle meine Tweets.

Inspirationen: Hierhin lege ich alles, was mir neuen Schwung gibt. Zum Beispiel Emails mit einem Lob. Wir bekommen so viel Kritik in unserem Beruf zu hören, dass es gut tut sich diese positiven Dinge ab und zu an u sehnen und auf zu tanken.

Lesen: Kopien von Webseiten, besonderen Mails oder Texten, die ich gerne noch lesen möchte.

Evernote wirbt mit dem Elefanten, da das Programm ebenso wie das Tier nie etwas vergisst. Sogar gelöschte Notizen bleiben im Papierkorb.

Der Speicher ist dabei kein Problem. Jeden Monat bekommst du neues Datenvolumen, dass du hochladen darfst. Die Basisversion dürfte dabei für fast alle genügen. Probier Evernote doch direkt einmal aus. (Du bekommst einen Monat Evernote Pro gratis)

Wie du mit Evernote dein ganzes Leben organisieren kannst erfährst du hier.

 

Ich nutze Evernot nicht nur für Textnotizen sondern vor allem für Fotonotizen. So fotografiere ich zum Beispiel nach Sitzungen und Vorträgen die Flipcharts und erstelle mir so ein Fotokoll.

Die Notizen kann ich dann sogar Kollegen frei geben und sie können digital darauf zu greifen. So muss ich nichts mehr ausdrucken. Auch meine Jugendleiterrunde hat über Evernote jederzeit Zugriff auf die aktuelle Tagesordnung. Wenn ich dann einmal spontan nicht kommen kann, sind die mir wichtigen Themen schon bekannt.

 

Beispielhaft gebe ich hier für dich einmal eine Evernote Notiz frei:

https://www.evernote.com/l/AVe9g4dJsiJAeafX7F01eprOZKtyRM3tgQc

 

Evernote ist außerdem in der Lage Fotos nach Text zu Durchsuchen. So kann ich zum Beispiel nach „Öffnungszeiten“ suchen und bekomme alle Bilder angezeigt auf denen ich Öffnungszeiten fotografiert habe.

Dokumente digitalisieren

Um Papier effektiv im Büro zu vermeiden, musst du  das Papier, das du von anderen bekommst digitalisieren. Denn wir werden nicht alle Menschen dazu bekommen auf Papier zu verzichten. Niemand kann dich jedoch zwingen die Papiere in Ordnern, statt im Computer auf zu heben.

 

Zur Digitalisierung brauchst du einen Scanner. Egal ob Flachbett oder Duplex-Einzug, beides ist teuer.

Doch es gibt auch günstige Alternativen. Hast Du schon einen Scanner im Multifuntionsdrucker? Dieser reicht völlig aus. Versuche nur schnelle Software zu finden, die mit dem Scanner zusammen arbeitet. Ich nutze dazu „Vue Scanner„.

 

Die meisten Dokumente scanne ich jedoch mit dem Iphone. Dazu nutze ich die App „Scannable“ von Dropbox. Die App erkennt selber die Ecken des Dokuments und schneidet alles andere, zum Beispiel die Tischplatte, weg.

Die Scans werden automatisch nach Evernote gesendet. Dort kann ich sie ja dann durchsuchen (s. oben) ohne sie zu benennen. Mein Handy habe ich immer dabei und kann so Papier sofort, wenn ich es bekomme, digitalisieren und entsorgen.

Aktualisierung:

Inzwischen haben ich mich dazu durchgerungen mir einen Duplexscanner zu kaufen. Die Anschaffung war jeden Cent wert. Seitdem ist mein Büro (und auch das meiner Frau) deutlich papierloser geworden. Der Scanner schafft 50 Seiten doppelseitig in einer Minute.

Klicke auf das Bild um zu meinem Scanner zu gelangen!

Mein Scanner: Fujitsu ScanSnap iX500 Scanner (600dpi, WLAN, USB 3.0)

 

 Die analoge Pflicht-Ablage

Es gibt Dokumente, die du nicht weg werfen darfst. Zum Beispiel muss man Versicherungsbriefe , Verträge und Zeugnisse analog aufheben. Ich habe jedoch keine Lust diese paar Dokumente nach Kategorien oder gar in mehreren Ordnern zu sortieren.

Stattdessen nutze ich einen Paginierstempel. Solch ein Stempel zählt bei jedem stempeln eine Ziffer weiter. Jedes Dokument, dass ich nicht weg werfen darf, versehe ich mit diesem Stempel. Anschließend scanne ich das Papier ein und lege es in Evernote ab. Das Original hefte ich vorne auf einen Ordner für Papierdokumente drauf. Sollte der Ordner einmal voll werden, beginne ich einen zweiten Ordner.

 

Wenn ich jetzt zum Beispiel eine Versicherungnummer brauche, muss ich nicht erst das Original suchen, sondern kann mir die Nummer in Evernote anzeigen lassen.

Wenn ich ausnahmsweise einmal das Originaldokument benötige, zeigt mir die Nummer des Paginierstempels auf dem Dokument in Evernote, an welcher Stelle im Ordner sich das Dokument befindet.

Was Du brauchst

Um diesen Weg umzusetzen benötigst du drei Dinge:

 

Evernote

 

Scannable App (die mit Evernote synchronisiert)

 

Paginierstempel

 

Hast du weitere Tipps zu diesem Thema?

Was funktioniert bei dir gut?

Lass uns und andere Leser daran teilhaben.

Sgnatur

Dir hat dieser Artikel gefallen?
Dann erzähle es weiter.

IMG_4272

Danke, dass du bis hierhin gelesen hast.

Ich möchte dir gerne etwas schenken.

Hol dir mein Ebook „Die besten Zeitmanagement Apps“ jetzt gratis.

3 Kommentare, sei der nächste!

  1. Hallo Benjamin,

    das sind gute Ideen für weniger Papier im Alltag. Vor allem die Digitalisierung wichtiger Unterlagen mit Evernote und einem Paginierstempel war auch für mich eine wahnsinnige Erleichterung. Diese Vorgehensweise als Ablagesystem zu nutzen ist zwar eine Dauerhafte Entscheidung und es gehört ein wenig Mut und auch Vertrauen in die Sicherheit von Evernote dazu. Dennoch spart es mir viel Zeit, Nerven und Sucherei. Nie wieder anders.

    Frohes Schaffen!

    Jan

      1. Hi Benjamin,

        ich kannte das System bereits und habe es schon vor ein paar Monaten umgestellt. Ich meine, ich bin auf einen Hinweis in einem Podcast oder Youtube-Video gestoßen und hab für mich überlegt, wie ich es am besten umsetzen könnte. Bisher bin ich immer noch begeistert.

        Frohes Schaffen!

        Jan

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht.