Blogparade: Wie organisierst du dich?

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Viele Kollegen interessieren sich dafür wie wir unsere Arbeit und unseren Alltag organisieren. Was machen wir digital, was analog? Wofür nutzen wir welche Programme?

Wir haben diese Fragen für uns beantwortet, doch möchten wir gerne noch etwas dazu lernen. Daher bitten wir euch um eure Antworten auf folgende Fragen:

  1. Wie organisiert du deine tägliche Arbeit?
  2. Wie führst du deinen Kalender?
  3. Wie verwaltest du deine Aufgaben?
  4. Für welche Tätigkeiten nutzt du den Computer, wann Papier?
  5. Wie organisiert du deine Freizeit?
  6. Wie gehst du mit `“Aufschieberitis“ um?
  7. Was ist deiner Meinung nach der größte Vorteil an deiner Arbeitsform?
  8. Welche App oder welchen Bürogegenstand empfiehlst du unseren Lesern am meisten?

Unsere Autoren Benjamin und Nils geben schon einmal einen Einblick in ihre Arbeitsweise. Benjamin organisiert fast seine ganze Arbeit digital. Nils dagegen hat sich bewusst dafür entschieden sich offline zu organisieren. Das brachte uns auf die Idee diese beiden grundlegenden Modelle einander gegenüberzustellen und unsere erste Blogparade zu starten.

Benjamin

Ich ohne Hintergrund

  1. Wie organisiert du deine tägliche Arbeit?

Ich versuche meine gesamte Arbeit möglichst papierlos zu erledigen. Leider kann ich andere nicht immer davon abhalten mir Papier zukommen zu lassen. Wie ich dennoch fast papierlos arbeite kannst du in diesem Artikel nachlesen (http://www.christliches-zeitmanagement.com/2015/01/07/das-papierlose-büro-gott-sei-dank/). In meinem Büro gibt es zwei Posteingänge: einen für analoge Post und einen für digitale. Meine analoge Ablage hat drei Fächer: Eingang, Bearbeitung, Ausgang. Alle eingehende Post landet im Eingang, dieser muss am Ende des Arbeitstages leer sein. Aufgaben für die ich noch weitere Informationen brauche oder die ich delegiert habe, landen im Fach Bearbeiten. In den Postausgang kommt alles, was ich verschicken oder weg bringen muss. Täglich gehe ich dann eine Runde raus um all diese Dinge zu erledigen. Auch mein E-Mail Posteingang ist jeden Abend leer. E-Mails, die ich später brauche oder erst später bearbeiten kann, werden mit dem Tool Boomerang in googlemail terminiert. (http://www.boomeranggmail.com)

  1. Wie führst du deinen Kalender?

Mein Kalender liegt bei Google. Ich habe keine Angst vor Datenkraken, da meine Termine nicht geheim sind. Auch meine Frau und meine Kinder haben einen Kalender bei Google. So kann ich bei der Wochenplanung auf einen Blick sehen ob beide Kinder die gesamte Zeit versorgt sind. Meine Frau kann unsere privaten Termine organisieren und diese direkt in meinen Kalender eintragen.

Zusätzlich liegen meine Termine bei „Doodle MeetMe“ (https://doodle.com/de/meetme). Wenn ich nun mit jemanden einen Termin machen möchte kann ich ihm den Link schicken und er kann mir, basierend auf meinen Kalender, zwei Terminvorschläge machen. Dieses Tool verwende ich zum Beispiel zur Vereinbarung von Krankenkommunionen.

 

  1. Wie verwaltest du deine Aufgaben?

Auch meine Aufgabenlisten führe ich digital. Ich nutze dazu das Programm „Remember the milk“ (https://www.rememberthemilk.com). Dort kann ich Aufgaben nicht nur nach Terminen sondern auch nach Orten sortieren. So habe ich zum Beispiel eine Liste „Heute Büro“. In dieser Liste sehe ich nur Aufgaben, die ich heute im Büro erledigen muss. Außerdem habe ich eine Liste für E-Mails und Telefonate. So kann ich alle E-Mails, die heute fällig sind, hintereinander schreiben, ohne das Programm immer wieder öffnen zu müssen. Dadurch, dass jede Aufgabe einen Termin hat, muss ich mich heute nur mit den Aufgaben beschäftigen, die ich für heute festgelegt habe.

Wenn eine neue Aufgabe hinzukommt, lege ich sofort fest ,wann ich sie erledigen möchte oder muss. Der früheste Termin für eine neue Aufgabe ist morgen, denn der heutige Tag ist geplant und würde sonst durcheinander kommen.

Eine Ausnahme von diesen Regelungen gibt es: wenn ich etwas schneller erledigen kann als es dauern würde es aufzuschreiben mache ich es sofort.

Seit kurzem hängt in meinem Büro auch ein Whiteboard zur Wochenplanung. Dort trage ich zu Beginn der Woche meine Termine und Aufgaben ein und so habe ich einen Überblick an welchen Tag ich zur Erledigung der Aufgaben überhaupt noch Zeit habe.

 

  1. Für welche Tätigkeiten nutzt du den Computer, wann Papier?

Ich nutze fast nur den Computer. Papier, das ich von anderen erhalte wird sofort digitalisiert und in Evernote abgelegt (http://www.christliches-zeitmanagement.com/2015/01/07/das-papierlose-büro-gott-sei-dank).

Notizzettel nutze ich nur, wenn ich meiner Frau eine kurze Mitteilung hinterlassen möchte. Im Normalfall schreibe ich ihr jedoch dann eine SMS.

Neue Projekte entwickle ich mit „Mind Node Pro“ (http://mindnode.com) als Mindmap.

Meine Dateien werden synchronisiert mit der Dropbox (https://db.tt/lFCYwODe).

Meine Termine liegen bei Google.

Meine Notizen habe ich in Evernote.

 

Kurz gesagt: ich versuche Papier nur noch im Badezimmer zu nutzen 😉

 

  1. Wie organisiert du deine Freizeit?

Zunehmend biete ich auch Freunden zur Vereinbarung von Terminen Zugriff auf meine Termine in „Doodle MeetMe“ an.

Wenn meine Frau oder ich einen privaten Termin organisieren, wird dieser im Google Kalender angelegt und der Partner als Teilnehmer dazu eingeladen. So erhält man immer eine Information per Mail, wenn sich etwas ändert. Einmal die Woche setzen wir uns abends gemeinsam hin und besprechen die kommenden Termine und Aufgaben.

 

  1. Wie gehst du mit “Aufschieberitis“ um?

Ich versuche mich immer daran zu halten welchen Termin ich für eine Aufgabe festgelegt habe. Durch die Einplanung ausreichender Zeitpuffer in meiner Wochen- und Tagesplanung gelingt mir das auch fast immer.

Wenn es jedoch einmal passiert das sich abends noch eine Aufgabe in meiner ToDo-Liste habe, dann terminierte ich diese einfach neu. Dabei versuche ich dies nach Möglichkeit am nächsten Tag zu erledigen.

Wenn ich eine Aufgabe immer wieder aufschiebe, schaue ich nach den Gründen dafür.

Hat die Aufgabe für mich vielleicht inzwischen keine Bedeutung mehr? – Dann lösche ich die Aufgabe ohne schlechtes Gewissen.

Oder ich frage mich: Warum habe ich keine Lust darauf? – Dann delegiere ich die Aufgabe entweder oder planen sie als erste am

nächsten Morgen ein. Die Erledigung beflügelt mich für den Tag. Diese Methode ist bekannt unter „Eat the frog first“( https://www.youtube.com/watch?v=0W7GB5Fh2XM)

 

  1. Was ist deiner Meinung nach der größte Vorteil an deiner Arbeitsform?

 

Der Vorteil ist, dass ich alle meine Daten, Ideen, Notizen, Aufgaben und Termine jederzeit bei mir habe. Egal ob ich am Computer sitze oder unterwegs mein iPad oder Iphone bei mir habe. Sogar ein fremder Computer mit Internetzugang ermöglicht mit Zugriff auf alles, was ich zur Arbeit brauche.

 

Außerdem kann ich meine Daten so nicht verlieren. Die Anbieter nehmen regelmäßig Sicherungen ihrer Festplatten vor. Auch bei einem Handyverlust bleiben meine Kalenderdaten erhalten. Das ist bei einem Papierkalender nicht so. Oder wie oft kopierst du deinen Kalender?

 

Auch der gemeinsame Kalenderzugriff mit meiner Frau macht uns deutlich flexibler.

 

  1. Welche App oder welchen Bürogegenstand empfiehlst du unseren Lesern am meisten?

In jedem Fall empfehle ich Evernote. Du kannst dort nicht nur Notizen ablegen sondern auch für andere freigeben.

So führen wir dort zum Beispiel eine gemeinsame Einkaufsliste. Evernote kann auch Bilder nach Text durchsuchen, zum Beispiel ein Schild mit Öffnungszeiten.

Wie du mit Evernote dein ganzes Leben organisieren kannst erfährst du hier.

 

Passend zu Evernote empfehle ich die kostenlose App scannable (https://evernote.com/intl/de/products/scannable/) von Evernote um deine Dokumente schnell und einfach mit dem Iphone zu digitalisieren.

 

Außerdem solltest du dir für dein Büro eine Ablage mit drei Fächern kaufen: Eingang, Bearbeiten, Ausgang

 

Nils

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  1. Wie organisiert du deine tägliche Arbeit?

Ich organisiere mich hauptsächlich über Papier. E-Mails die ich von Kollegen oder Kunden bekomme, die drucke ich natürlich nicht nochmal extra aus, sondern organisiere die in verschiedene Ordner (Aufgaben, Warten auf) in meinem E-Mail Programm. Da ich sehr viel am Telefon arbeite oder mit Kollegen direkt spreche, kann ich die meisten Aufgaben auch einfach sofort erledigen. Natürlich nur, wenn sie nicht zu viel Zeit in Anspruch nehmen (2 Min.-Regel). Meine beiden Eingangskörbe, also einmal der digitale und einmal der analoge Eingangskorb, werden nach Prioritäten sortiert und dann abgearbeitet. Die meisten Aufgaben auf meiner Liste sind realtiv kurzfristig zu erledigen. Haben also keine lange Laufzeit. Diese sortiere ich dann nicht noch mal extra. Nur Aufgaben, die eine längere Laufzeit haben, die ich also erst in ein paar Tagen oder Wochen erledigen muss, die sortiere ich entweder in entsprechen Projektmappen oder, wenn ich kein Papier habe, trage ich mir einen fixen Termin in meinen Kalender ein.

 

  1. Wie führst du deinen Kalender?

Ich führe meinen Kalender digital. Das hat den Vorteil, dass ich dort sehr schnell Termine ändern, verschieben oder neue Termine eintragen kann.

Dies hat auch den Vorteil, dass meine Partnerin auch immer sofort auf meine Termin zugreifen kann und ich so nicht immer zu Hause die Termine, die ich unterwegs erfasst habe, in einen gemeinsamen Wandkalender eintragen muss.

 

  1. Wie verwaltest du deine Aufgaben?

Ich verwalte meine Aufgaben hauptsächlich in Papierform. Die einzige Ausnahme bilden hier E-Mails, die organisiere ich über mein E-Mail-Programm. Meine Aufgaben auf Papier schreibe ich entweder in ein Notizbuch oder aber auf einzelne Zettel. Diese landen dann in meinem Eingangskorb auf dem Schreibtisch. Dieser Eingangskorb ist prominent auf meinem Schreibtisch platziert, so dass ich meine nächste Aufgabe jederzeit aus diesem herausnehmen kann. Mein Notizbuch ist immer in Reichweite, so dass ich immer eine Aufgabe oder eine Notiz darin eintragen kann. Wie ich oben schon geschrieben hatte, erledige ich viele Aufgaben, die nicht zu lange dauern, einfach sofort. In diesem Fall schreibe ich mir nur kurz eine Gedächtnisstütze über den Inhalt der Aufgabe auf, lege diese aber dann nicht in den Eingangskorb.

 

  1. Für welche Tätigkeiten nutzt du den Computer, wann Papier?

Ich nutze eine Mischung aus Papier und digitaler Technik. Wenn ich von anderen Papiere bekomme, dann ist es entweder eine Aufgabe oder eine Information. Bei Aufgaben landen diese in meinem Eingangskorb. Bei Informationen hefte ich diese in einzelne Ordnern ab, die thematisch sortiert sind. Wenn ich mir selber etwas aufschreiben möchte, oder etwas merken möchte, dann mach ich das in der Regel in einem kleinen Notizbuch, das ich immer bei mir trage. Wenn ich am Computer etwas organisiere, dann mach ich das mit sprechenden Ordnern und Dateinamen. Einige Dateien, die ich auch unterwegs benötige, synchronisiere ich über Dropbox. Meine Termine verwalte ich mit dem Google Kalender.

 

  1. Wie organisiert du deine Freizeit?

Ich bemühe mich meine Freizeit so wenig wie möglich wirklich zu organisieren. Die einzige Organisation, die ich hier vornehme, sind Termine mit Freunden, wenn wir z.B. zusammen essen gehen wollen. Von diesen festen Termin abgesehen, organisiere ich meine Freizeit sehr spontan oder aufgrund des Kontextes, der sich gerade ergibt. So fahre ich z.B. immer zusammen mit meiner Freundin einkaufen, wenn ich entweder von der Arbeit komme und wir am Ende unserer bisherigen Essensplanung angelangt sind.

Ich halte nichts davon die Freizeit wie seinen Beruf zu planen und zu organisieren, da diese ja zur Entspannung dienen soll und ich mich nicht wirklich entspannen kann, wenn ich mich an ein Organisationssystem halten „muss“.

  1. Wie gehst du mit “Aufschieberitis“ um?

Ich gestehe so wirklich ein System habe ich hier nicht. Im Beruflichen gehe ich meine Aufgaben wie beschrieben der Reihe nach an und wenn eine Aufgabe einen festen Termin hat, der nicht gehalten werden kann, so terminiere ich diese neu und erledige sie dann.

Privat werden Aufgaben, die keine festen Verabredungen sind, entweder sofort erledigt oder wenn ich entsprechend Lust darauf habe. Hier spreche ich auch immer mit meiner Freundin was gerade anliegt und wir machen wollen.

  1. Was ist deiner Meinung nach der größte Vorteil an deiner Arbeitsform?

Der größte Vorteil ist das ich wirklich etwas in der Hand habe und sehr flexibel bin. Natürlich habe ich digital auch immer mindestens ein Handy in der Hand, dass ist aber für mich ein völlig anderes Gefühl als ganz normales Papier in der Hand zu haben. Zum anderen bin ich bei Papieraufgaben und Notizen natürlich nicht auf Strom angewiesen. Die meisten heutigen Smartphones halten mit Ihrer Ladung, je nach Grad der Benutzung, 1-2 Tage durch. Was mache ich aber wenn ich gerade keine Steckdose finde oder noch schlimmer wenn ich mein Netzteil vergesse? Dann kann ich nicht auf meine Notizen zugreifen und mir auch nichts neues mehr notieren. Einem Notizbuch geht der Strom in der Regel nicht aus.

 

  1. Welche App oder welchen Bürogegenstand empfiehlst du unseren Lesern am meisten?

Ich empfehle auf jeden Fall einen Block oder ein Notizbuch. So kann ich immer etwas notieren was mir gerade einfällt. Ich verwende hierzu ein kleines schwarze kariertes Notizbuch keiner bestimmten Marke. Hauptsache es passt im Notfall auch mal in meine Gesäßtasche. Wichtig ist mir, dass es ein Gummiband als Verschluss hat damit die Seiten nicht immer beliebig auffächern und ich auch einfach mal etwas zwischen den Seiten lagern, kann ohne dass es einfach herausfallen kann.

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